Datenschutzerklärung

I. Allgemeine Informationen

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Kraam UG (haftungsbeschränkt)

Weseler Str. 66, 40239 Düsseldorf

E-Mail: hello@kraam.de

2. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung der Plattform Kraam verarbeiten. Kraam ist eine digitale Plattform, die Familien und Fachkräfte im Bereich Schwangerschaft, Geburt, Wochenbett und Familienalltag miteinander verbindet. Die Plattform dient insbesondere der Kontaktaufnahme, der Organisation von Unterstützung sowie der Erstellung unterstützender Dokumente.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Einklang mit der DSGVO. Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder zur Erfüllung eines Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen, sofern keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, insbesondere Gesundheitsdaten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

4. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen zur weiteren Speicherung bestehen.

5. Rechte der betroffenen Personen

Du hast jederzeit das Recht, Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten zu verlangen sowie deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Darüber hinaus steht dir das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Auffassung bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

II. Datenverarbeitung im Rahmen der Plattformnutzung

1. Registrierung und Nutzung des Nutzerkontos

Bei der Registrierung auf der Plattform werden personenbezogene Daten verarbeitet, die zur Einrichtung und Nutzung des Nutzerkontos erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere Name, E-Mail-Adresse sowie weitere freiwillige Angaben wie Telefonnummer oder Standort. Diese Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Plattform und zur Durchführung des Nutzungsvertrags.

Fachkräfte haben darüber hinaus die Möglichkeit, weitere Informationen zu ihrem Profil bereitzustellen, etwa Qualifikationen, angebotene Leistungen oder persönliche Beschreibungen. Diese Informationen können öffentlich sichtbar sein und dienen der Darstellung des Angebots gegenüber anderen Nutzer:innen.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise erforderlich, um die Plattform nutzen zu können. Ohne diese Daten kann die Nutzung bestimmter Funktionen eingeschränkt sein.

2. Kommunikation zwischen Nutzer:innen

Die Plattform ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Nutzer:innen. In diesem Zusammenhang werden insbesondere Nachrichteninhalte sowie Zeitpunkte der Kommunikation verarbeitet, um die Kommunikationsfunktion bereitzustellen. Kraam selbst nimmt grundsätzlich keinen Einblick in Kommunikationsinhalte. Eine Einsicht kann jedoch im Einzelfall erfolgen, wenn konkrete Anhaltspunkte für Missbrauch oder rechtswidriges Verhalten vorliegen.

3. Speicherung von Daten bei kostenpflichtigen Zugängen (Premium)

Kraam bietet kostenpflichtige Zugänge mit unterschiedlichen Laufzeiten an, beispielsweise für einen Zeitraum von einem, drei oder sechs Monaten. Während der Laufzeit eines Premium-Zugangs erhalten Nutzer:innen Zugriff auf erweiterte Funktionen der Plattform.

Nach Ablauf eines solchen Premium-Zugangs werden die im Nutzerkonto gespeicherten personenbezogenen Daten sowie erstellte Inhalte und Dokumente grundsätzlich nicht gelöscht. Dies erfolgt, um Nutzer:innen die Möglichkeit zu geben, ihr Konto zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu aktivieren und bereits vorhandene Informationen weiterhin nutzen zu können.

Die weitere Speicherung der Daten nach Ablauf eines kostenpflichtigen Zugangs erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, den fortbestehenden Nutzerzugang sowie eine spätere Reaktivierung des Kontos zu ermöglichen.

Unabhängig davon haben Nutzer:innen jederzeit die Möglichkeit, ihr Nutzerkonto vollständig zu löschen. In diesem Fall werden sämtliche personenbezogenen Daten sowie alle im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform gespeicherten Inhalte und Dokumente gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

III. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

1. Art der Daten

Im Rahmen der Nutzung der Plattform können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet werden. Hierzu zählen insbesondere Gesundheitsdaten wie medizinische Diagnosen oder ärztliche Verordnungen sowie Versicherungsdaten wie Angaben zur Krankenkasse und Versicherungsnummer. Auch personenbezogene Basisdaten wie Geburtsdatum oder Anschrift können in diesem Zusammenhang verarbeitet werden.

2. Zweck der Verarbeitung

Diese Daten werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies zur Erstellung und Nutzung bestimmter Dokumente erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Kostenvoranschläge, Widersprüche gegenüber Krankenkassen, Verträge, Leistungsnachweise sowie Rechnungen. Eine darüber hinausgehende Nutzung dieser Daten ist ausgeschlossen.

3. Unterschied zwischen Krankenkassenleistung und privater Zahlung

Wenn Leistungen über eine Krankenkasse abgerechnet werden sollen, ist es regelmäßig erforderlich, bestimmte personenbezogene und sensible Daten bereitzustellen. Dies umfasst insbesondere Angaben zur Identität, Kontaktdaten, Versicherungsinformationen sowie medizinische Grundlagen der Leistung. Diese Informationen sind notwendig, um Leistungen gegenüber der Krankenkasse geltend zu machen und entsprechende Dokumente zu erstellen.

Sofern Leistungen hingegen privat bezahlt werden und keine Abrechnung über eine Krankenkasse erfolgt, besteht keine Notwendigkeit, Versicherungs- oder Gesundheitsdaten bereitzustellen. In diesen Fällen empfiehlt Kraam ausdrücklich, nur diejenigen Daten zu übermitteln, die für die Durchführung der Leistung tatsächlich erforderlich sind. Insbesondere sollten keine sensiblen Gesundheits- oder Versicherungsdaten weitergegeben werden, wenn diese für die konkrete Leistung nicht benötigt werden. Dies dient dem Grundsatz der Datenminimierung.

4. Rechtsgrundlage und Verantwortung

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung. Die Verantwortung für die konkrete Verarbeitung im Rahmen der Zusammenarbeit liegt bei den beteiligten Nutzer:innen. Kraam stellt lediglich die technische Infrastruktur zur Verfügung.

Die Einwilligung wird vor der Verarbeitung gesondert eingeholt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

IV. Dokumentenerstellung und Einsatz automatisierter Systeme

Zur Erstellung von Kostenvoranschlägen, Widersprüchen, Verträgen, Leistungsnachweisen und Rechnungen kann Kraam automatisierte Systeme, einschließlich KI-gestützter Technologien, einsetzen. Diese Systeme verarbeiten die eingegebenen Daten ausschließlich zum Zweck der Erstellung der angeforderten Inhalte.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die erzeugten Inhalte dienen ausschließlich als Unterstützung und müssen von den Nutzer:innen eigenständig geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

V. Rolle von Kraam

Kraam stellt eine technische Plattform zur Verfügung, über die Nutzer:innen miteinander in Kontakt treten können. Die Durchführung von Leistungen sowie die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Leistungen erfolgt ausschließlich zwischen den beteiligten Nutzer:innen. Kraam ist nicht Vertragspartner dieser Leistungen und übernimmt keine Verantwortung für deren Durchführung.

Kraam ist weder Auftragsverarbeiter noch gemeinsam Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Rahmen der zwischen Nutzer:innen vereinbarten Leistungen.

VI. Hosting und technische Infrastruktur

Die Plattform wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union, insbesondere in Deutschland, betrieben. Wir setzen externe Dienstleister für Hosting und technische Infrastruktur ein, die personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO und nach unseren Weisungen verarbeiten.

VII. Server-Logfiles

Beim Besuch der Plattform werden automatisch technische Informationen erfasst, wie die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des technischen Betriebs sowie zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit der Plattform.

VIII. Cookies und Einwilligungsmanagement

Die Plattform verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, um die Funktionsfähigkeit sicherzustellen und die Nutzung zu analysieren. Soweit Cookies nicht technisch erforderlich sind, werden diese nur mit deiner Einwilligung gesetzt. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über die entsprechenden Einstellungen ändern oder widerrufen.

Wir verwenden derzeit keine externen Trackingdienste oder Marketing-Tools.

IX. Analyse der Nutzung zur Weiterentwicklung der Plattform

Zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Plattform verarbeitet Kraam Informationen darüber, wie Nutzer:innen die Plattform verwenden.

Hierzu gehören insbesondere Daten darüber, welche Funktionen genutzt werden, welche Bereiche der Plattform aufgerufen werden sowie wie häufig bestimmte Interaktionen erfolgen, beispielsweise durch die Erfassung von Klicks und der Anzahl von Klicks auf einzelne Inhalte oder Funktionen.

Die Verarbeitung dieser Daten dient ausschließlich dem Zweck, die Plattform technisch zu verbessern, Funktionen nutzerfreundlicher zu gestalten und besser auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen auszurichten.

Soweit möglich, erfolgt die Auswertung in aggregierter oder pseudonymisierter Form, sodass ein direkter Rückschluss auf einzelne Personen nach Möglichkeit vermieden wird.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die Plattform weiterzuentwickeln und die Nutzererfahrung kontinuierlich zu verbessern.

Dabei achtet Kraam darauf, nur diejenigen Daten zu verarbeiten, die für diesen Zweck tatsächlich erforderlich sind.

X. Kontaktaufnahme

Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Dies betrifft insbesondere Kontaktdaten sowie den Inhalt deiner Nachricht. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage und zur Kommunikation mit dir.

X.a Your Village and Helper Circles

When a family publishes a Your Village request, we process a shortened name, city, help categories, approximate coordinates, and creation and expiry times. Approved Village Helpers within 25 km see only the shortened name, city, categories, approximate distance, and age of the request before a connection. Postal code, exact coordinates, street, health information, and free-form messages are not disclosed in this view.

This processing is necessary to provide the requested contact and matching feature. Before publication we show the precise recipient group and visible fields and record the acknowledgement. Active requests expire after 30 days; archived requests and closed or declined connections are generally deleted or anonymized after a further 180 days unless a documented safety or legal hold applies.

For Helper Circles we process the title, date range, slots, and the first names and optional notes entered by invited people. The circle is not listed, but anyone with the secret link can view this information and claim a slot. The link can be regenerated or revoked by archiving. Archived circles and slots are generally deleted after 180 days.

Kraam does not store a criminal-record certificate scan for childcare activation. Where legally permitted, only the certificate date, inspection date and result, expiry date, and reviewing admin ID are stored. These fields are limited to authorized admins and are used to deactivate childcare on expiry or revocation.

Account deletion immediately revokes or removes active requests, Village connections, message references, and Helper Circle links. Safety reports may be retained separately for a limited period where needed for investigation or legal defense.

XI. Datenweitergabe

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für die Bereitstellung der Plattform erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder du ausdrücklich eingewilligt hast.

Im Rahmen der Nutzung der Plattform kann es erforderlich sein, dass Familien personenbezogene Daten an Fachkräfte (Hebammen, Mütterpflegerinnen, Doulas, Beraterinnen…) übermitteln, insbesondere nachdem eine Kontaktaufnahme über die Plattform erfolgt ist.

Kraam übermittelt personenbezogene Daten grundsätzlich ausschließlich an diejenigen Fachkräfte, die von der jeweiligen Familie ausgewählt wurden und mit denen aktiv Kontakt aufgenommen wurde.

Sofern sich beide Parteien für eine Zusammenarbeit entscheiden und eine Unterstützung vereinbart wird, können weitere personenbezogene Daten übermittelt werden, soweit diese für die Durchführung der jeweiligen Leistung erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere Angaben wie Name, vollständige Anschrift, Geburtsdatum, errechneter Geburtstermin, Geburtsdatum des Kindes, Versicherungsinformationen einschließlich Krankenkasse und Versicherungsnummer sowie gegebenenfalls medizinische Diagnosen oder ärztliche Verordnungen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der vereinbarten Leistungen sowie zur Erstellung erforderlicher Dokumente, insbesondere Kostenvoranschläge, Widersprüche gegenüber Krankenkassen, Verträge, Leistungsnachweise und Rechnungen.

Kraam stellt lediglich die technische Plattform zur Verfügung und ist an der konkreten Verarbeitung dieser Daten im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen den Nutzer:innen nicht beteiligt.

Die Verantwortung für den Umgang mit personenbezogenen Daten liegt bei den jeweiligen Nutzer:innen. Fachkräfte sind verpflichtet, die erhaltenen Daten ausschließlich für die vorgesehenen Zwecke zu verwenden und die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Eine Nutzung der Daten für andere Zwecke, insbesondere für Marketing oder die unbefugte Weitergabe an Dritte, ist unzulässig.

Sofern Kraam Hinweise auf einen Missbrauch personenbezogener Daten erhält, behält sich Kraam vor, geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Dies kann insbesondere die vorübergehende Einschränkung des Zugangs, die Sperrung oder die dauerhafte Löschung von Nutzerkonten umfassen. In schwerwiegenden Fällen behält sich Kraam zudem vor, rechtliche Schritte einzuleiten.

Kraam übernimmt keine Verantwortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Nutzer:innen außerhalb der Plattform oder unter Verstoß gegen diese Bestimmungen.

Sofern Familien die Funktion nutzen, sich auf eine Warteliste einzutragen, um von verfügbaren Fachkräften kontaktiert zu werden, kann es im Rahmen dieser Funktion zu einer ersten Übermittlung grundlegender personenbezogener Daten kommen.

In diesem Fall werden bei einer Kontaktaufnahme durch eine Fachkraft zunächst nur solche Informationen übermittelt, die erforderlich sind, um eine erste Einschätzung des Unterstützungsbedarfs zu ermöglichen. Hierzu können insbesondere der Name, die ungefähre Adresse, Angaben zum gewünschten Unterstützungsumfang sowie die Information über die Krankenkasse gehören.

Die Übermittlung dieser Daten erfolgt ausschließlich an Fachkräfte, die aktiv Kontakt mit der Familie aufnehmen, und dient ausschließlich dem Zweck, eine mögliche Zusammenarbeit anzubahnen.

Weitere, detailliertere personenbezogene Daten, insbesondere sensible Informationen wie vollständige Adressdaten, Geburtsdatum, Versicherungsnummer oder medizinische Angaben, werden erst dann übermittelt, wenn sich beide Parteien einvernehmlich für eine Zusammenarbeit entscheiden und die Unterstützung konkret geplant wird, beispielsweise durch das Anlegen eines Termins oder die Aufnahme in einen gemeinsamen Kalender.

Auch in diesem Fall gilt, dass die Verarbeitung dieser Daten ausschließlich für die Durchführung der vereinbarten Leistungen sowie für die Erstellung erforderlicher Dokumente erfolgt.

Kraam stellt hierfür lediglich die technische Infrastruktur bereit und ist an der weiteren Verarbeitung der Daten nicht beteiligt. Die Verantwortung für den datenschutzkonformen Umgang mit den übermittelten Daten liegt bei den jeweiligen Nutzer:innen.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union erfolgt nur, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gemäß Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden.

Kommt es nach der Übermittlung personenbezogener Daten, insbesondere zur Erstellung von Kostenvoranschlägen oder zur Prüfung einer Kostenübernahme durch die Krankenkasse, nicht zu einer tatsächlichen Zusammenarbeit zwischen den Nutzer:innen, so dürfen die übermittelten Daten von der jeweiligen Fachkraft nicht weiter als für diesen Zweck erforderlich gespeichert oder verarbeitet werden.

In solchen Fällen sind die Daten zu löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Gründe zur weiteren Speicherung bestehen.

XII. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unberechtigtem Zugriff zu schützen.

XIII. Löschung und Änderung von Daten

Nutzer:innen haben jederzeit die Möglichkeit, ihre personenbezogenen Daten im Nutzerprofil zu ändern oder zu entfernen. Soweit Daten im Profil geändert oder gelöscht werden, werden die zuvor gespeicherten Informationen dauerhaft gelöscht und nicht weiter für den ursprünglichen Zweck verarbeitet, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Sofern ein Nutzerkonto vollständig gelöscht wird, werden sämtliche im Rahmen der Nutzung der Plattform gespeicherten personenbezogenen Daten ebenfalls gelöscht, sobald diese für die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.

Eine weitergehende Speicherung erfolgt nur in den Fällen, in denen Kraam gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet ist. Solche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben. In diesen Fällen können bestimmte Daten, wie beispielsweise Rechnungen, abrechnungsrelevante Informationen oder geschäftliche Korrespondenz, für einen Zeitraum von bis zu sechs oder zehn Jahren gespeichert werden.

Ebenso kann eine vorübergehende Speicherung erfolgen, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen und ist zeitlich auf das notwendige Maß beschränkt.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

XIV. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aus rechtlichen oder technischen Gründen erforderlich ist.

Änderungen treten mit Veröffentlichung auf der Plattform in Kraft.

Datenschutzbeauftragte und Aufsichtsbehörde

Kontakt für Datenschutzanfragen: datenschutz@kraam.de

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.